Onnistunut kokous Tampereella: 5 vinkkiä

ONNISTUNUT KOKOUS TAMPEREELLA, 5 VINKKIÄ

Onko edessä kokouksen järjestäminen? Tässä muutama tärkeä näkökulma kokouksen järjestämiseen.

1.MÄÄRITTELE TAVOITE - Agenda auttaa fokuksen löytymistä ja siinä pysymistä

Onko kokouksen tavoitteena ideointi, tiedottaminen vai halutaanko saada päätöksiä aikaan?

Usein kokouksessa on näitä kaikkia. Tällöin fokuksen löytymistä ja siinä pysymistä helpottaa, kun määrität jo agendassa ideoitavat, tiedotettavat ja päätettävät asiat erikseen. Jos mahdollista, määrittele etukäteen kunkin asian kohdalla sen (minimi)tavoite. Yhdessä kokouksessa ei kannata käsitellä liikaa asioita, joten uskalla päättää, mitkä huomiota tarvitsevat asiat ovat juuri tässä kokouksessa esille otettavia.

2. OIKEAT OSALLISTUJAT – Harkitusti mukana

Agendan ja selkeiden tavoitteiden myötä on myös helpompi täsmentää osallistujalistaa: keillä on kuhunkin asiaan syvin tieto-taito (knowhow, skills), keitä asia koskee kiinteimmin (sitouttaminen, merkityksen luomiseen tarvitaan varhainen osallistuminen), ketkä hyviä innovaattoreita (luovia pellepelottomia), ketkä oivallisia realisteja (kyseenalaistajia, käytäntöön peilaajia), ketkä innostuneita promoottoreita ja toteuttajia (käytännön toiminnan ihmisiä) tai sovittelijoita ja rauhanrakentajia.

3. PIDÄ HUOLTA JATKOSTA - Merkityksellisyyden luominen

Vahvimpia toimintaan kannustavaa, palkitsevaa ja voimavaroja ylläpitävää on, kun ihminen kokee merkityksellisyyttä. Merkityksellisyyttä edesauttaa, kun tietää kokouksessa puhutulla olevan vaikutusta, eli tietää päätösten siirtyvän toiminnaksi. Kun epämääräiset ratkaisut tuntuvat helposti ajan ja voimavarojen hukkaan heittämiseltä: mitä oikeastaan päätettiinkään, ketä koskee, miten tästä eteenpäin. Siksi olisi hyvä määrittää myös kenen vastuulla jatko on, missä aikataulussa, miten mitataan. Hyvä on myös pysähtyä pohtimaan, onko päätös realistinen, ja onko vastuun saaneella myös tarvittavat resurssit kantaa vastuunsa. Kokousväsymystä ja turhautumista ehkäisee varmimmin, kun ei käytetä yhteistä aikaa ja energiaa asioihin, joita ei voida toteuttaa.

4. HUOLEHDI MUKAVUUDESTA - Tauot ja aikataulussa pysyminen

Asioihin löytyy helpommin ratkaisuja kun olo ei kiristä eikä purista. Kokoukseen kannattaa varata tarpeeksi taukoja ja tauoille tarpeeksi aikaa. Mitä enemmän on osanottajia, sitä pitempiä taukoja tarvitaan. Kunnon kokoustarjoilut varmistavat, että virtaa riittää koko päiväksi.

Mukavuuteen kuuluu myös aikataulussa pysyminen. Kenenkään mieli ei kykene täysillä paneutumaan käsiteltävään asiaan, kun päässä alkaa raksuttaa miten ennättää seuraavaan kokoukseen, hakemaan lasta hoidosta tai autoa parkista. Kokoustajat kunnioittavat kutsujaa saapumalla paikalle ja järjestäjä kunnioittaa osallistujia ja heidän aikaansa pysymällä lopetusaikataulussa. Mikäli huomataan agendalla olevan niin iso asia, ettei sitä enää ennätetä käsittelemään, pitäisi pystyä katsomaan tosiasioita ajoissa silmiin ja tehdä päätös sen siirtämisestä toiseen kertaan.

5. LUO HYVÄ ILMAPIIRI – Ympäristö ja virkistys

Tehokkuus ja viihtyisyys eivät ole vastakohtia. Vaikeistakin asioista on helpompi keskustella hyvässä ilmapiirissä. Rento tunnelma edesauttaa luovuutta eli uusien ratkaisujen syntymistä.

Mikäli tilaisuuden tarkoituksena on etsiä uusia ideoita osaston kehittämispäivässä, tai johtoryhmänä syventyä strategian luomiseen - kannattaa harkita kokouksen järjestämistä rennossa, mukavassa ympäristössä. ”Jos olisimme olleet tavallisessa kokoustilassa, olisimme olleet aivan poikki, mutta LuonnonHyvässä järjestetyn kokouspäivän jälkeen olimme täynnä energiaa”, kertoi projektipäällikkö valtakunnallisesta yhdistyksestä.

LuonnonHyvän kokous-, juhla- ja saunatilat Tampereella ovat mainio paikka monenlaiseen kohtaamiseen. Sijainti Tullintorin kupeessa, aivan rautatieaseman vieressä tekee tiloista helposti saavutettavat. Tilat ovat rauhalliset ja viihtyisät ja tekniikka pelaa, samoin tarjoilu. Rennompia tilaisuuksia varten tiloista löytyy sauna sekä erillinen hoitola, joihin on mahdollista tilata myös erilaisia hoitoja isommallekin ryhmälle. Kysy tarjousta Turn on Javascript!. Kaikki palvelut samasta paikasta!